厦门理工学院视频会议系统使用管理办法
   颁布日期:2011年05月20日   来源:信息办、信息中心
 

厦门理工学院视频会议系统使用管理办法

第一条  为加强视频会议系统规范化管理,提高视频会议系统的使用效率,保障视频会议系统高效、安全、可靠运行和规范、有序的使用,特制定本办法。

   第二条  视频会议系统指厦门理工学院各部门单位用共同的通信线路和共建共用的视频会议主设备、视频终端设备及视频配套设备等,实现召开电视电话会议功能。

   第三条  视频会议系统主设备及其配套设备在信息中心,信息中心是视频会议系统中心主系统的技术保障责任单位,负责保障视频会议系统的正常运行和使用。信息中心主任王贺松是视频会议系统审批管理员,负责视频会议系统审批及组织协调各使用部门。

第四条  视频会议终端分别放在信息中心报告厅、艺术会堂、思明校区、教学楼报告厅等单位,各使用部门是视频会议系统终端技术保障责任单位,负责本部门组织的视频会议技术保障工作。

   第五条  视频会议系统使用审批程序

   1、各部门召开视频会议,主会场设在信息中心会议室。由会议主办单位通过OA系统申请,明确会议名称、会议时间、会议范围、会议密级及会议时限等,经会议主办单位分管领导审签批准后,向系统审批管理员申请安排,并做好本单位相关技术保障工作。

   2、视频会议管理员接到召开会议申请后,当天进行登记、安排,与会议主办单位进行联系,并通知信息中心技术保障部门,在确定技术条件满足审批后,及时将会议主办单位申请回复主办单位。会议主办单位接到会议申请批复后下发会议通知,组织实施召开会议的相关事宜。

3、各部门会议有冲突的,本着先申请先召开和重大会议优先的原则,由视频会议管理审批员与会议主办单位协商解决。  

第六条  视频会议技术保障

   1、视频会议召开前,会议主办单位要求做好配合及技术支持;如召开紧急会议,则电话通知各部门,会前2小时进入试机试用状态。

   2、视频会议召开前半小时,视频会议系统进入试用状态,所有调度均由总控制室负责,其中:信息中心会议室作为主会场召开的会议,信息中心会议室是总控制室;其他各会议室作为主会场召开的会议,总控制室是各会议主办单位。各级参会单位必须服从总控制室的调度指令,不得随意进行影响系统正常运行的操作。

   3、会议结束后,各使用单位将视频会议系统恢复为常态。

   第七条  政法专网视频会议系统日常管理与维护

   1、视频会议系统管理与维护实行集中与分散相结合的原则。信息中心负责视频会议系统中心控制设备的管理与维护,负责中心站到各单位连接设备的管理和维护,保障视频会议的线路畅通,并向其他单位提供技术支持和帮助;其他各部门负责本单位视频会议设备的管理与维护,保障设备的正常运行和使-。

   2、各级部门信息通信技术人员要加强对视频会议设备的维护和保养,使视频会议系统时刻处于正常状态。所有操作人员必须经过培训,掌握系统的基本组成、工作原理和各项功能,熟练操作各项设备,确保设备的正常运转和使用。

   3、各级部门要建立定期联网运行检查机制,确保视频会议设备的正常安全运行。信息中心要与其他各部门定时开机,进行联网运行检查.各部门要积极配合,严格按照总控制中心指令进行操作,遇有故障或设备运行困难时,要报告主管领导,并与信息中心联系共同排查,及时处理解决。

   4、视频会议系统的各种技术资料须妥善保管。

第八条  各级部门视频会议系统的设备更新和运行维护经费,由学校在年度综合预算中统筹安排。

第九条  视频会议会场应保持良好秩序,环境整洁,桌椅等设施摆放有序,参会人员应当着装整齐,不得随意走动、交谈。视频会议室禁止吸烟。

   第十条  其他要求

   1、召开会议的各会场应符合视频会议室基本要求。

   2、视频会议系统适用于非涉密会议,涉密会议不宜采取视频会议系统。

   3、各部门会议控制和操作人员必须严格保守会议以及所传送视频图像内容的秘密,所有会议录音、录像要按规定移交归档,如调用或外借需经单位分管领导批准。

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